JEDNOTNÉ MÍSTO PRO POŽADAVKY ZEVNITŘ I VNĚ ÚŘADU
Snadné zadání požadavku a jeho transparentní vyřízení na jenom místě:
- Interně se může jednat o požadavky na opravy, nové vybavení, hlášení bezpečnostních událostí či neshod
- Externě o požadavky na úřad, hlášení od obyvatel městských bytů, a podněty občanů, uživatelů města
- Pokud byste chtěli zajít až tak daleko, poskytněte jako službu řešení životních situací občanů
Zadání požadavku je snadné a automaticky je přiřazen správnému řešiteli. Máte přehled, kolik požadavků je v jednotlivých službách řešeno a vyřešeno, řešitel zná priority. Žadatel obdrží potvrzení o přijetí a následném vyřízení požadavku emailem či SMS. Jednotné místo zadávání a řešení přispívá k vyšší přehlednosti i efektivitě. Můžete využít i pro úkoly z vedení.
Zjistěte více na Unicom service desk, nebo nás kontaktujte. Rádi Vám Unicom představíme.
SKUPINOVÉ ZPRÁVY A UPOZORNĚNÍ
Naléhavé i běžné informace v pravý čas všem, koho se týkají:
- "Z důvodu havárie na hlavním přívodu bude odstavena dodávka vody na ulici Vídeňská dnes, od 13 do 17 hodin. Pokud by odstávka měla trvat déle, zajistíme Vám cisternu s pitnou vodou. Děkujeme za pochopení, Vaše radnice."
- "Přípomínáme, že na ulicích Elišky Přemyslovny, Osová a Kosmonautů dne 22. 4. 2016 bude probíhat blokové čištění. Upozorňujeme občany, že zaparkovaná vozidla budou z těchto ulic odtažena. Vaše radnice"
- "Rodiče žáků 4A naší základní školy upozorňujeme, že děti je po příjezdu z exkurze třeba vyzvednout již v 15 hodin. Petr Veverka, ředitel."
Nadefinujete si skupinu a zprávu snadno odešlete najednou pouze těm správným příjemcům, z kanceláře i z terénu. Naléhavé zprávy systémem odešlete přes SMS, běžné informace e-mailem. Je to skutečně efektivní a přispějete k maximální spokojenosti Vašich spoluobčanů.
Pokud takové situace občas míváte, podívejte se na ComOne - systém hromadné komunikace, nebo se rovnou ozvěte.
INTERNÍ SPRÁVA VZDĚLÁVÁNÍ A KURZŮ
Samotná evidence školení zaměstnanců není všechno. Obvykle je třeba dohodnout, naplánovat a vypsat termíny kurzů, lektory, obsah i kapacitu, osoby nechat přihlašovat podle jejich plánu vzdělávání, hlídat kapacitu, případně doplnit ostatními zájemci, schválit nadřízeným účast na kurzu, upozornit na blížící se termín, připravit a potvrdit prezenční listinu, posbírat a vyhodnotit zpětnou vazbu, rozúčtovat náklady, vyhodnotit lektory, vytvářet reporty...
Soustřeďte se na kvalitu, s administrativou pomůže systém:
- Personální oddělení má přehled o vypsaných kurzech, termínech i naplněnosti.
- Zaměstnanec se podívá na nabídku kurzů a rovnou se přihlásí na vyhovující termín.
- Před kurzem přijde notifikace, po kurzu žádost o hodnocení.
Tuto agendu Vám do velké části zautomatizuje Unicom pro správu vzdělávání. Rádi Vám ukážeme, jak funguje.
VZDĚLÁVÁNÍ DLE ZÁKONA Č. 312/2002 SB.
Kromě prostředí (procesy), motivace (kompetenční model a odměňování) a nástrojů, které nabízíme, je vhodné také občerstvovat a doplňovat znalosti. Poskytujeme několik kurzů akreditovaných Ministerstvem vnitra ČR pro vzdělávání úředníků, například v oblastech Efektivní řízení, Projektové řízení, Informační a kybernetická bezpečnost či Manažerské dovednosti. Specifické potřeby doplňujeme workshopy dle přání klientů.
Ozvěte se, prosím, na adresu akademie@icontio.com. Rádi se s Vámi na některém z nich setkáme.
DOKONČENÉ PROJEKTY = NAPLNĚNÉ CÍLE
Projekty nejsou jenom investice nebo dotace. Ale i změny, složitější jednorázové aktivity a další činnosti mimo běžné procesy a agendy. Od idee na začátku, přes přípravu, zásobník projektů, schvalování, realizaci, úkoly, harmonogram, řízení rizik a dokumentaci, po vyhodnocení a přenos zkušeností.
Jako tajemník či radní vidím přehled projektů po jednotlivých oblastech doprava, kultura, životní prostředí, školství či podle strategických cílů... Ale také interní projekty úřadu, či řízení změn. Jedním dotykem displeje se dostanu na seznam odpovídajících aktivit a na další klik jsem již na detailu, kde vidím aktuální stav, odpovědné osoby, harmonogram, alokaci týmu, rozpočet, splněné i nesplněné úkoly či dokumentaci. Přehledné řízení rizik na projektech či v celé organizaci přispívá k vyšší bezpečnosti. Oceníte přenos zkušeností, podobně jako šablony různých typů projektů.
Pracovník vidí jen a přesně svoje úkoly, relevantní dokumentaci a je upozorňován, pokud má být splněna nějaká povinnost, nebo se blíží termín. Úkoly ze všech projektů, případně dalších workflow jsou přehledně na jednom místě. Až za 2 nebo 5 let bude někdo potřebovat dokument, který se projektu týkal, bude ho hledat max. 30 vteřin. Chtějte maximální efektivitu!
Pokud se Vám tato představa líbí, podívejte se na PMportal, software řízení projektů. Rádi Vám ukážeme, co všechno umí. Můžeme Vás inspirovat mezinárodními metodikami Prince2, IPMA, či PMI
AUTOMATIZACE PRÁCE S INFORMACEMI A DOKUMENTY
Nabízíme více než elektronický oběh dokumentů, dodáme Vám efektivní workflow od začátku do konce - automatizovaná práce s dokumenty včetně digitalizace a vytěžování. Například:
Chci nový počítač > zadám požadavek do IQdoc > požadavek přijde nadřízenému ke schválení >
nadřízený ho schválí a požadavek automaticky přijde věcnému schvalovateli podle toho, čeho se týká >
schvalovatel ho upřesní a schválí (například vedoucí IT upřesní model a parametry počítače) >
požadavek jde na oddělení nákupu, kde čeká na zařazení do objednávky >
oddělení nákupu vybere požadavky pro vložení do objednávky > IQdoc vygeneruje objednávku a odešle dodavateli >
dodavatel dodá zboží a fakturu > faktura je naskenována a vložena do systému >
systém rozezná číslo objednávky na faktuře, spáruje ji s objednávkou a zkontroluje, zda odpovídá cena >
odešle fakturu ke schválení, například podle její celkové výše a také podle toho, zda odpovídala objednávce >
žadateli přijde úkol, aby potvrdil, že obdržel dodanou věc v pořádku >
faktura schválená všemi přiřazenými schvalovateli odejde na účtárnu a může se přímo vložit do účetnictví.
Účetní ji pak nemusí zapisovat, pouze ji zaúčtují. Snadno zjistí informaci, pro koho která položka faktury byla pořízena.
Po celou dobu byl žadatel informován, v jakém stavu se jeho požadavek nachází. Schvalovatel vyřídil požadavky během pár minut na jednom místě, vzdáleně, i když byl mimo kancelář. Pokud by někde něco stálo, je vždycky vidět, na koho se čeká a IQdoc pošle upozornění. Papír se nikde nepřenáší, po naskenování na vstupu do organizace je vložen do archivu. Koluje pouze digitální kopie. Kdykoli později rychle vyhledáte informaci, dokument i historii celého postupu.
Takto můžete pracovat se směrnicemi a řízenou dokumentací včetně prokazatelného seznámení se s nimi. Zvyšte efektivitu práce se smlouvami od vytváření, přes připomínkování, schvalování, po uložení či vložení do spisové služby. Můžete začít jednoduše, například elektronickým oběhem účetních dokladů
Co na to říkáte? Podívejte se na IQdoc, nástroj řízení dokumentů blíže. Napište nám, rádi zodpovíme Vaše dotazy.
PŘÍPRAVA MATERIÁLŮ PRO PROVEDENÍ, RADU ČI ZASTUPITELSTVO
ÚVODNÍ STRANA: každý zaměstnanec má přehled nad relevantními událostmi a materiály, se kterými má pracovat.
FORMULÁŘE: díky jednoduchým formulářům je pracovník naveden ke správnému zadání důležitých informací.
ULOŽIŠTĚ: portál obsahuje dokumentový systém, do kterého se vkládají všechny relevantní soubory, rozděleny po jednotlivých letech a schůzích včetně verzování. Microsoft dokumenty je možné upravovat online a už tedy není nutné uchovávat lokální kopie souborů.
GENEROVÁNÍ DOKUMENTŮ: z každé schůze lze generovat zápis a svolání, čímž se vytvoří Microsoft Word se strukturovaným jménem, hlavičkou a s jednotlivými body programu či průběhu schůze.
ÚKOLY: jednoduchý přehled úkolů přiřazených zaměstnanci a možnost vytvářet další úkoly a přiřazovat na ně kolegy.
Hlavní přínosy systému:
- Automatizované generování zápisu a usnesení ze schůzí
- Snížení pracnosti a zrychlení postupu přípravy materiálů
- Postupné skládání bodů a řazení do materiálu
- Dokumentace na jednom místě a se stejnou strukturou
- Obsah i přílohy online průběžně dostupné všem členům rady
- Jednoduché schvalování a přechod skrz pracovní procesy
- Řazení, vyhledávání, filtrování, notifikace usnadní práci
- Sdílené a přehledné prostředí
- Zaměstnanci mají přehled o svých úkolech
ANALÝZA A OPTIMALIZACE PROCESŮ ÚŘADU
Popis stavu, návrh zlepšení a spolupráce při realizaci změny:
- Pomůžeme Vám identifikovat příležitosti ke zlepšení i rizika
- Můžeme porovnat procesy Vaší organizace s Referenčním modelem řízení úřadu a vzájemně je sladit
- Pokusíme se Vás inspirovat dobrou praxí z jiných míst
- Zhodnotíme procesy vykonávání konkrétních agend, i kompetenční model, měření a hodnocení výkonnosti
- Poradíme Vám s propojením i optimalizací toků informací, informačních systémů a aplikací
- Pomůžeme Vám spojit různé agendy či služby úřadu do jednotného místa řešení životních situací
Můžeme Vám pomoci se zavedením a certifikací systémů řízení dle ISO 9001, 14001, 18001, 20001, 27000, 31000, případně jejich integrací a také s komplexními systémy CAF, případně EFQM.
Aktuální a velmi účinnou cestou, která Vám umožní popsat, měřit a řídit úřad, je využití procesně personálního referenčního modelu úřadu CIMAF. Je vytvořen na základě dobré praxe několika měst i zkušeností odborníků. Integruje výkon samosprávy i státní správy, podporuje standardy MA21, výše uvedené normy ISO další standardy.
Více si můžete přečíst přímo na stránkách Procesní a personální audity a Referenční model řízení úřadu. Kontaktujte nás, rádi Vám odpovíme na to, co Vás aktuálně zajímá.