Využili jsme originální funkcionalitu našeho softwaru IQdoc na řízení dokumentů a vyvinuli k němu nový systém pro automatizované zpracování materiálů pro jednání vrcholných orgánů veřejné správy. Je to systém pro jednodušší realizaci postupů úřadů ČR.
Systém je v podstatě registr materiálů určených k projednání na zasedání zastupitelstva nebo rady. Jednotliví pracovníci, kteří v rámci přiřazeného materiálu v projektu vytvářejí dokumentaci, zadají na začátku procesu prostřednictvím formuláře veškeré nezbytné informace (meta data dokumentu). Tyto data při dalším zpracování dokumentu zabezpečí jeho automatizované zařazení a další zpracování v podobě připomínkování a sběru usnesení.
Kromě samotného vytvoření a zařazení dokumentu je systém určen pro vytváření plánu zasedání, např. zastupitelstva nebo rady kraje. K jednotlivým bodům zasedání jsou určité podklady, které musí být před samotným zasedáním opatřeny vyjádřením pověřených osob. Tudíž tento dokument automaticky oběhne všechny osoby, které k němu přidají vyjádření, připomínky a případně návrh usnesení.
Jakmile je interní kolečko dokončeno, systém vygeneruje dokumenty potřebné pro zasedání zastupitelstva nebo rady. Automaticky se importují projednávané materiály včetně návrhů usnesení. Na samotném jednání pak v systému lze u jednotlivých bodů programu zaznamenat stanovisko – Přijmout, Zamítnout, Přerušit. U jednotlivých bodů lze také přidávat další úkoly k dopracování, přiřazovat na ně pracovníky nebo psát komentáře a připomínky. Tímto způsobem se projdou všechny body schůze a na konci se automaticky vygeneruje zápis ze schůze, kde jsou zaznamenány všechny nové informace z jednání a přijatá rozhodnutí.
Nově přiřazené úkoly se automaticky projeví v systému konkrétního pracovníka. Jednotlivé informace o stanoviscích jsou zaznamenány do připojených dokumentů, které jsou následně uloženy do archivu.
Hlavní Přínosy systému:
- Automatizované generování zápisu a usnesení ze schůzí
- Snížení pracnosti a zrychlení postupu přípravy materiálů
- Postupné skládání bodů a řazení do materiálu
- Dokumentace na jednom místě a se stejnou strukturou
- Obsah i přílohy online průběžně dostupné všem členům rady
- Jednoduché schvalování a přechod skrz pracovní procesy
- Řazení, vyhledávání, filtrování, notifikace usnadní práci
- Sdílené a přehledné prostředí
- Zaměstnanci mají přehled o svých úkolech
Pokud byste se chtěli dozvědět více informací o registru materiálů pro zasedání zastupitelstva nebo rady, ozvěte se nám. Rádi s vámi vše zkonzultujeme.